Det viktigste
- Tilpass CV-en til arbeidsplassen: et konferansehotell ser etter salg og drift, et eventbyrå etter kunder og budsjetter, og en festival etter publikum og sponsorer.
- Profilteksten sier på 3–4 linjer hvilke typer arrangementer du lager, hvor store de er og hvem kundene er.
- Under hver stilling løfter du fram de mest relevante arrangementene for den nye jobben, med deltakere, budsjett og leverandører i tall.
- Oppdrag som selvstendig næringsdrivende samler du under én oppføring med antall oppdrag i året og de største arrangementene.
- Fagbrev i salgsfaget, fagskole og bachelor i markedsføring er relevante veier inn i yrket, men ingen utdanning er et krav.
- Uten erfaring bygger du CV-en på verv, frivillig arbeid og deltidsjobber der du planla eller gjennomførte et arrangement.
Hva ser arbeidsgivere etter i en CV for arrangementsplanlegger?
Ifølge utdanning.no har en arrangementsplanlegger ansvaret for arrangementet fra start til slutt, og oppgavene spenner fra å utarbeide tilbud og forhandle med sponsorer til å sette opp budsjett og sende faktura. Den som leser CV-en din, vil se hvilke av disse oppgavene du faktisk har gjort selv.
Hva som veier tyngst, avhenger av hvor du søker. Utdanning.no nevner større hoteller, eventbyråer, kultur og idrett som arbeidsplasser, og du kan også jobbe som selvstendig næringsdrivende.
| Arbeidsplass | Dette bør CV-en vise |
|---|---|
| Hotell og konferansesenter | Antall kurs, konferanser og selskaper i året, salget du sto for, og samarbeidet med kjøkken, resepsjon og teknikere. |
| Eventbyrå | Kundene du hadde ansvaret for, budsjettet per arrangement og hvor mange underleverandører du koordinerte. |
| Kultur og festival | Publikumstall, billettsalg, sponsoravtaler og samarbeidet med artister og leverandører av lyd og lys. |
| Idrett | Stevner og cuper du arrangerte, antall utøvere og lag, og hvordan du organiserte overnatting, transport og dugnad. |
| Bedrift eller organisasjon | Interne samlinger, kundearrangementer og messer, med antall deltakere og budsjettet du forvaltet. |
Oppsett av CV for arrangementsplanlegger: delene i riktig rekkefølge
Den nyeste stillingen står først, og hver del av CV-en får en tydelig overskrift slik at leseren finner arrangementene og tallene uten å lete. Denne rekkefølgen passer for de fleste:
- Kontaktinformasjon: navn, tittel, telefon, e-post og bosted
- Profiltekst på 3–4 linjer
- Arbeidserfaring, med de største arrangementene under hver stilling
- Kompetanse
- Verktøy og systemer, som påmeldingssystemet og regnskapsprogrammet
- Utdanning
- Kurs og sertifiseringer
- Språk
- Frivillig arbeid, når det viser erfaring med arrangementer
- Referanser oppgis ved forespørsel
Profiltekst for arrangementsplanlegger med eksempel
Profilteksten er det første arbeidsgiveren leser. For en arrangementsplanlegger bør den svare på tre spørsmål: hva slags arrangementer du lager, hvor store de pleier å være og hvem du lager dem for. Til slutt skriver du hva du søker nå.
Formel for profilteksten
[Tittel] med [antall] års erfaring fra [typer arrangementer]. [Et ansvar eller resultat, med tall]. [Det du er trygg på i jobben]. Søker [type stilling] i [sted].
Eksempel: Arrangementskoordinator med 4 års erfaring fra lokale cuper og nasjonale mesterskap. Har planlagt 9 stevner med opptil 2 300 utøvere og ordnet overnatting og transport for alle lagene. Trygg på logistikk og tette tidsplaner. Søker fast stilling i et særforbund eller et eventbyrå i Trondheim.
Ord som kreativ, fleksibel og serviceinnstilt står i nesten alle søknader til eventstillinger. Beskriv i stedet arrangementene dine slik at leseren selv ser egenskapene i det du har fått til.
Feil
Kreativ og fleksibel arrangementsplanlegger med stor gjennomføringskraft og sans for detaljer. Brenner for å skape gode opplevelser.
Riktig
Eventkoordinator i byrå med 6 års erfaring fra kickoffer, produktlanseringer og julebord for 15 faste bedriftskunder. Har ledet arrangementer med opptil 900 gjester og budsjetter på inntil 2 mill. kr. Vant til å bytte leverandør på kort varsel.
Kundene, gjestetallet og budsjettet viser gjennomføringskraften som den første versjonen bare påstår.
Bruker annonsen et bestemt begrep, som messe, hybride arrangementer eller kongress, og det stemmer med erfaringen din, tar du begrepet med i profilteksten.
Profil
Eventansvarlig med 9 års erfaring fra festivaler og kulturarrangementer i Nord-Norge. Leder i dag et årlig program med 14 konserter og rundt 11 000 solgte billetter. Har forhandlet fram sponsoravtaler på til sammen 2,4 mill. kr og bygget opp et fast nettverk av lyd-, lys- og sceneleverandører. Søker stilling som produsent eller arrangementssjef i Tromsø.
Arbeidserfaring som arrangementsplanlegger: slik viser du arrangementene med tall
For hver stilling skriver du tittel, arbeidsgiver, sted og periode, og deretter 2–4 kulepunkter. La hvert punkt begynne med et verb og inneholde minst ett tall: deltakere, budsjett, leverandører, salg eller evalueringer.
Feil
Ansvarlig for planlegging og gjennomføring av kundearrangementer og kontakt med leverandører.
Riktig
Planla og ledet en todagers kundekonferanse for 380 deltakere med et budsjett på 1,6 mill. kr og 9 leverandører av lokaler, mat, teknikk og transport.
Nå ser leseren størrelsen, pengene og hvor mange parter du måtte holde styr på.
Velg arrangementene som passer best til stillingen du søker. Et byrå som lager produktlanseringer, bryr seg mer om én lansering for 300 gjester enn om 40 små møter. Punktene under jobben du har i dag, står i presens, mens punktene under tidligere jobber står i preteritum.
Arbeidserfaring
- Selger og planlegger rundt 170 kurs, konferanser og selskaper i året for mellom 10 og 420 deltakere.
- Har økt konferanseomsetningen fra 14,2 til 17,8 mill. kr på 3 år ved å tilby faste dagpakker til bedriftskunder.
- Samordner kjøkken, resepsjon og 2 teknikere på et kort møte hver morgen det er arrangementer på hotellet.
- Planla 25–30 kickoffer, sommerfester og produktlanseringer i året for 12 faste bedriftskunder.
- Samlet innkjøpet av lokaler og teknikk hos 3 faste leverandører og fikk ned prisene med 8 % i snitt.
- Flyttet en sommerfest for 450 gjester innendørs på 6 timers varsel etter et farevarsel om kraftig vind.
Tallene finner du som regel i bookingsystemet, i budsjettene og i evalueringene etter hvert arrangement. Et anslag du kan forklare, som ca. 250 gjester eller 20–25 arrangementer i året, er bedre enn ingen tall.
| Del av jobben | Slik kan det stå på CV-en |
|---|---|
| Tilbud og salg | Skrev 90 tilbud i 2025, og 54 av dem endte med en bestilling. |
| Budsjett og økonomi | Styrte et budsjett på 3,4 mill. kr for et landsmøte og leverte et overskudd på 210 000 kr. |
| Påmelding | Håndterte påmeldingen i Cvent til et fagseminar med plass til 1 200 og fikk 1 150 påmeldte. |
| Sponsorer | Forhandlet fram 7 sponsoravtaler på til sammen 850 000 kr til en sykkelfestival. |
| Rigging og logistikk | Ledet riggingen av 64 messestander på 14 timer med et riggelag på 22 personer. |
| Kundetilfredshet | Fikk et snitt på 4,6 av 5 i deltakerevalueringene etter 32 arrangementer. |
Frilans eller eget firma som arrangementsplanlegger
Tar du oppdrag gjennom eget enkeltpersonforetak eller aksjeselskap, på heltid eller ved siden av en fast stilling, samler du oppdragene under én oppføring med firmaet og perioden, i stedet for å gi hvert bryllup og hver konferanse en egen linje.
Skriv hvor mange oppdrag du har i året, hvilke typer det er og hvor stort det største var. Private kunder, som brudepar, nevner du ikke ved navn.
Arbeidserfaring
- Planlegger og følger opp 15–20 bryllup og jubileer i året med 60–180 gjester, fra første befaring til sluttoppgjøret med leverandørene.
- Leier inn lokaler, catering, musikere og fotografer fra et nettverk på rundt 40 leverandører i Rogaland.
- Har fått 11 av de siste 20 oppdragene gjennom anbefalinger fra tidligere kunder.
Kompetanse og ferdigheter for arrangementsplanlegger
Utdanning.no trekker fram evnen til å planlegge, organisere og ha kontroll på mange ting samtidig, i tillegg til kommunikasjon og service. Under Kompetanse skriver du opp 6–8 punkter, med de faglige ferdighetene først og 1–3 personlige egenskaper til slutt, hver knyttet til en oppgave som erfaringen din underbygger. Systemene du bruker, samler du under Verktøy og systemer.
| Ferdighet | Faglig eller personlig | Bevis på CV-en |
|---|---|---|
| Budsjett og fakturering | Faglig | Oppgi størrelsen på budsjettene og om du fakturerte kunder og betalte leverandører selv, for eksempel i Tripletex. |
| Påmelding og billettsalg | Faglig | Før opp systemet, som Eventbrite eller Cvent, under Verktøy og systemer, og skriv i kulepunktet hvor mange deltakere du håndterte i det. |
| Kjøreplan og logistikk | Faglig | Beskriv den største kjøreplanen du har laget, med antall programposter, leverandører og timer til rigging. |
| Risikovurdering og beredskap | Faglig | Ta med et arrangement der du laget risikovurdering eller beredskapsplan, og hvor mange som var til stede. |
| Ro under press | Personlig | Beskriv i ett kulepunkt en gang da planen røk, og hva du gjorde for å redde arrangementet. |
| Service og kundekontakt | Personlig | Oppgi evalueringer fra deltakerne eller hvor mange kunder som bestilte på nytt. |
Jobber du med internasjonale konferanser eller utenlandske artister, skriver du engelsk og eventuelle andre språk under Språk. Oppgi nivået med ord, som flytende eller meget godt.
Kompetanse
Planlegging fra tilbud til etterarbeid · Budsjett og fakturering · Påmelding og billettsalg · Kjøreplaner og riggeplaner · Forhandling med leverandører og sponsorer · Risikovurdering og beredskapsplan · Ro under press når planen endres samme dag · Tydelig kundekontakt fra befaring til sluttoppgjør
Utdanning for arrangementsplanlegger: fagbrev, fagskole og bachelor
Ifølge utdanning.no er det ingen spesielle krav til utdanning for å jobbe som arrangementsplanlegger. Nettstedet nevner blant annet markedsføring, kommunikasjon, reiseliv, salg, «økonomi og administrasjon» og «organisasjon og ledelse» som relevante retninger.
Den nyeste utdanningen står øverst, med navnet på studiet, studiestedet og perioden i måned og år. Slik fører du opp de vanligste utdanningsveiene:
| Utdanning | Varighet | Slik står den på CV-en |
|---|---|---|
| Fagbrev i salgsfaget eller service- og administrasjonsfaget | 2 år på skole og 2 år i bedrift | Fagbrevet står under Utdanning med året du besto fagprøven, og læretiden under Arbeidserfaring. |
| Fagskole i kommunikasjon og markedsføring | Fra 6 måneder til 2 år | Skriv studiets navn, fagskolen og poengene: fagskolepoeng før august 2024, studiepoeng etter. |
| Årsstudium i et relevant fag | 1 år | Oppgi studiet, studiestedet og perioden, gjerne med 60 studiepoeng. |
| Bachelor i markedsføring eller kommunikasjon | 3 år | Skriv gradens navn, studiestedet og perioden, og nevn bacheloroppgaven hvis den handlet om arrangementer. |
Utdanning
Bacheloroppgave om hvordan små musikkfestivaler rekrutterer og beholder frivillige.
CV for arrangementsplanlegger uten erfaring
Selv om du aldri har hatt tittelen, har du kanskje planlagt noe med frister, budsjett og mange involverte. Dette er erfaring du kan bygge CV-en på:
- Frivillig arbeid på festivaler, cuper og konserter, særlig som vaktleder eller ansvarlig for en gruppe
- Verv i studentforening, linjeforening eller idrettslag der du arrangerte fester, turer eller seminarer
- Deltidsjobb i hotellresepsjon, servering eller catering, der du så arrangementer fra innsiden
- Praksis eller bacheloroppgave med en arrangør som oppdragsgiver
Verv i foreninger og lag og frivillig arbeid fører du opp under Frivillig arbeid. Beskriv dem med tall, akkurat som en lønnet stilling.
Feil
Frivillig på festival. Hjalp til med ulike oppgaver og bidro til en god opplevelse for publikum.
Riktig
Vaktleder for frivillige på en bydelsfestival. Fordelte 35 frivillige på billettkontroll, bar og rydding i 3 dager og fant erstattere når noen meldte forfall.
Her ser leseren at du har ledet folk og holdt orden på en vaktplan.
Ofte stilte spørsmål om CV for arrangementsplanlegger
Hvor lang skal en CV for arrangementsplanlegger være?
Er du ny i yrket, får du plass til alt på én side, og med flere års erfaring er 2 sider nok for de fleste. Har du gjennomført langt flere arrangementer enn det er plass til, velger du ut de største og dem arbeidsgiveren har mest nytte av å høre om.
Bør jeg ha bilde på CV-en som arrangementsplanlegger?
Et portrett er frivillig, men som arrangementsplanlegger er du den kunden, gjestene og leverandørene forholder seg til fra planlegging til opprydding, og da passer det godt. Skal den første utvelgelsen skje uten navn og bilde, fjerner du portrettet før du sender CV-en.
Hvilken tittel skal jeg bruke: arrangementsplanlegger, eventkoordinator eller event manager?
Bruk tittelen du hadde hos arbeidsgiveren, også når den er engelsk. Referansene dine kommer til å bekrefte nettopp den tittelen. Står det eventansvarlig i annonsen, kan du likevel bruke det ordet i profilteksten så lenge det beskriver arbeidet ditt.
Hvordan skriver jeg om arrangementer som ble avlyst?
Ta dem med hvis du gjorde jobben helt fram til avlysningen, og skriv hva du gjorde da beslutningen kom. «Reforhandlet avtalene med 12 leverandører og fikk tilbake 380 000 kr av depositumene» er erfaring enhver arrangør har nytte av.
Hvordan skriver jeg om digitale og hybride arrangementer?
Beskriv dem på samme måte som fysiske arrangementer, men med tall for både salen og skjermen. «Gjennomførte et hybridt fagseminar med 120 i salen og 640 påloggede i Teams» viser at du behersker både lokalet og teknikken. Nevn plattformen og en eventuell strømmeleverandør hvis annonsen spør etter slik erfaring.
Skal referansene stå på CV-en?
Som regel ikke: skriv «Referanser oppgis ved forespørsel» nederst. Ber annonsen om navn, er en fast kunde du har laget flere arrangementer for, et godt valg ved siden av nærmeste leder. Avtal alltid med referansene før du gir fra deg navnene deres.
Oppsummering
Arbeidsgiveren skal kunne lese ut av CV-en din hvilke arrangementer du har laget, hvor store de var og hvilken del av jobben som var din. Velg tallene som betyr mest der du søker, og la nye bestillinger og evalueringer vise servicen i stedet for adjektiver.