Det viktigste
- Del ansvaret ditt inn i områder som økonomi, personal, lokaler og IT, og gi hvert område et eget kulepunkt med tall.
- I profilteksten skal leseren se bransjen, hvor mange ansatte kontoret har og ett resultat du kan gjøre rede for i et intervju.
- Skriv hvor mange medarbeidere du har personalansvar for, og skill mellom oppgaver du gjør selv og oppgaver du følger opp hos andre.
- Bruk tittelen fra arbeidsavtalen, enten det står kontorleder, administrasjonsleder eller office manager.
- Tripletex, PowerOffice Go, Microsoft 365 og andre systemer du bruker, skrives med navn under Verktøy og systemer.
- Uten ledererfaring bygger du på perioder som stedfortreder og på ansvar du har hatt som sekretær, resepsjonist eller økonomimedarbeider.
CV for kontorsjef: ansvarsområdene arbeidsgiveren ser etter
Kontorsjef er ingen beskyttet tittel, og innholdet i stillingen varierer mye fra firma til firma. Derfor leser arbeidsgiveren CV-en din for å finne ut hvilke områder du selv har hatt ansvaret for, og hvor stort kontoret var.
De fleste stillinger som kontorsjef dekker flere av områdene nedenfor, og hvert område trenger egne tall på CV-en.
| Ansvarsområde | Typiske oppgaver | Slik viser du det på CV-en |
|---|---|---|
| Økonomi | Fakturering, attestering av inngående fakturaer, reiseregninger og oppfølging av budsjettet | Nevn systemet, antall fakturaer i måneden og om du rapporterte til daglig leder eller til et regnskapsbyrå. |
| Personal | Ansettelser, arbeidsavtaler, ferielister, lønnsgrunnlag og mottak av nyansatte | Oppgi hvor mange ansatte kontoret hadde, og hvor mange av dem du hadde personalansvar for. |
| HMS og lokaler | Internkontroll, vernerunder, husleiekontrakt, renhold og vedlikehold | Skriv antall arbeidsplasser eller kvadratmeter og hvilke avtaler du forhandlet. |
| IT og innkjøp | PC-er, mobilabonnementer, lisenser og avtaler med leverandører | Oppgi hvor mange brukere og avtaler du fulgte opp, og hva kontoret sparte. |
| Service og arrangementer | Resepsjon, sentralbord, møterom, kundeseminarer og julebord | Skriv hvor mange du ledet i resepsjonen, og hvor mange og hvor store arrangementene var. |
Oppsett av CV-en for kontorsjef: rekkefølge og innhold
Arbeidsgiveren leter etter ansvaret ditt, og derfor skal arbeidserfaringen komme rett etter profilteksten. Sett opp CV-en i denne rekkefølgen:
- Kontaktinformasjon: navn, tittel, e-post, telefon og bosted
- Profiltekst på 3–4 linjer
- Arbeidserfaring, med den nyeste stillingen først
- Kompetanse
- Verktøy og systemer
- Utdanning
- Kurs og sertifiseringer
- Språk
- Referanser oppgis ved forespørsel
Fødselsdato, sivilstand og nasjonalitet hører ikke hjemme på CV-en fordi ingen av dem sier noe om hvordan du leder et kontor.
Profiltekst for kontorsjef: kontoret, ansvaret og ett resultat
Profilteksten er det første arbeidsgiveren leser. Få med hva slags kontor du leder, hvor mange ansatte det gjelder, hvilke områder du har ansvaret for og hva du søker.
Formel for profilteksten
[Tittel] med [antall] års erfaring fra [bransje]. Har ansvaret for [2–3 områder] på et kontor med [antall] ansatte og [ett resultat med tall]. [Systemene du kan best]. Søker [stilling] i [sted].
Eksempel: Kontorsjef med 7 års erfaring fra advokatbransjen. Har ansvaret for økonomi, personal og lokaler på et kontor med 42 ansatte og har ledet digitaliseringen av et arkiv på 12 000 saksmapper. Bruker Tripletex og Microsoft 365 daglig. Søker stilling som administrasjonsleder i Trondheim.
En svak profiltekst beskriver personen og ikke jobben. Uttrykk som «serviceinnstilt» og «trives med mange baller i luften» går igjen i CV-er til kontorstillinger, og ingen av dem viser hvor mye du har styrt.
Feil
Serviceinnstilt og strukturert kontorsjef som trives med mange baller i luften og samarbeider godt med alle i organisasjonen.
Riktig
Kontorsjef i et rådgivende ingeniørfirma med 65 ansatte. Leder 3 medarbeidere i resepsjonen og har ansvaret for lokaler og innkjøp. Kuttet i 2025 kostnadene til renhold og kantine med 180 000 kr i året ved å reforhandle avtalene. Søker stilling som kontorsjef i et større firma i Stavanger.
Antall ansatte, hvem du leder og et beløp viser hva ansvaret ditt består i.
Skriv om profilteksten for hver stilling du søker. Legger annonsen vekt på økonomi, nevner du det økonomiske ansvaret først, og ber den om personalledelse, begynner du med medarbeiderne du leder.
Profil
Kontorleder med 10 års erfaring fra private tannklinikker. Har ansvaret for drift, økonomi og 8 tannhelsesekretærer i en kjede med 4 klinikker. Innførte i 2024 digital timebestilling som halverte ventetiden på telefon om morgenen. Kjenner Opus Dental, Tripletex og Microsoft 365 godt. Søker stilling som kontorsjef i Kristiansand.
Arbeidserfaring som kontorsjef: ett ansvarsområde per kulepunkt
Hver stilling får tittel, arbeidsgiver, sted og periode, og deretter 2–5 kulepunkter. La hvert kulepunkt handle om ett ansvarsområde, begynn med et verb, og ta med et tall som viser omfanget eller resultatet.
Feil
Ansvar for økonomi, personal, HMS, innkjøp, IT og andre administrative oppgaver på kontoret.
Riktig
Attesterer og følger opp rundt 350 inngående fakturaer i måneden i PowerOffice Go og har fått ned antallet purringer fra 14 til 2 i kvartalet.
Ett område, ett system og to tall sier mer enn en oppramsing av alt du har hatt ansvaret for.
Stillingen du har nå, beskriver du i presens, og de tidligere i preteritum. Den nyeste stillingen får flest kulepunkter fordi arbeidsgiveren leser den grundigst.
Arbeidserfaring
- Leder administrasjonen på et kontor med 38 ansatte og har personalansvar for 3 medarbeidere i resepsjon og arkiv.
- Følger opp et driftsbudsjett på 4,2 mill. kr og rapporterer avvik til daglig leder hvert kvartal.
- Har ansvaret for 14 leverandøravtaler, blant dem avtalene for renhold, kantine og IT-drift, og reforhandler 3–4 av dem hvert år.
- Fakturerte 120 kunder hver måned i Tripletex og purret på forfalte fakturaer.
- Var stedfortreder for kontorsjefen i 3 sommerferier.
Tallene gjør bredden i stillingen konkret. Kan du ikke oppgi beløp, bruker du prosent eller antall ansatte, avtaler og kvadratmeter i stedet.
| Område | Slik kan det stå på CV-en |
|---|---|
| Økonomi | Fulgte opp hver kostnadspost månedlig og holdt driftskostnadene under budsjett 3 år på rad. |
| Personal | Laget en introduksjonsplan for nyansatte og fulgte opp alle 19 som begynte i løpet av ett år. |
| Lokaler | Planla flyttingen av 85 arbeidsplasser til nye lokaler, og kontoret var stengt bare én arbeidsdag. |
| Innkjøp | Samlet innkjøpene av kontorrekvisita, kaffe og frukt hos én leverandør og sparte 64 000 kr det første året. |
| HMS | Gjennomførte 4 vernerunder i året sammen med verneombudet og lukket 23 av 25 avvik innen fristen. |
| IT | Byttet IT-leverandør for 70 brukere uten én eneste dag med driftsstans. |
Kontorsjef, kontorleder eller office manager: tittel og størrelse på kontoret
Den samme stillingen kan hete kontorsjef i ett firma, kontorleder eller administrasjonsleder i et annet og office manager i et internasjonalt selskap. Skriv tittelen slik den står i arbeidsavtalen, og la kulepunktene vise hva stillingen omfattet.
Tittelen sier heller ikke noe om hvor stort kontoret var. En kontorsjef med 8 kolleger gjør det meste selv, mens en kontorsjef i et firma med 200 ansatte leder andre og kjøper tjenester. Tilpass kulepunktene til kontoret du kommer fra:
| Kontoret | Det arbeidsgiveren vil vite | Slik får du det fram |
|---|---|---|
| Under 15 ansatte | Om du kan gjøre oppgavene selv | Skriv hvilke systemer du brukte, og hva du fakturerte, bestilte eller ordnet på egen hånd. |
| 15–80 ansatte | Om du kan fordele oppgaver og følge dem opp | Skriv hva du delegerte og til hvem, og hvilke oppgaver du beholdt selv. |
| Over 80 ansatte eller flere kontorsteder | Om du kan lede gjennom andre | Oppgi antall medarbeidere, leverandører og kontorsteder, og hvor stort budsjett du hadde ansvaret for. |
Ferdigheter og kompetanse i en CV for kontorsjef
Under Kompetanse skriver du fagområdene du kan. Systemene samler du under Verktøy og systemer fordi annonsene nevner dem ved navn.
| Kompetanse | Type | Slik viser du den |
|---|---|---|
| Økonomi og fakturaflyt | Faglig | Nevn systemet og hva du gjorde i det, som fakturering, attestering eller avstemming. |
| Personaladministrasjon | Faglig | Skriv hvor mange ansatte du hadde ansvaret for, og hvilke oppgaver det gjaldt, som arbeidsavtaler, ferielister eller oppfølging av sykefravær. |
| HMS og internkontroll | Faglig | Oppgi hva du hadde ansvaret for, som vernerunder, brannøvelser eller avvikssystemet. |
| Innkjøp og avtaler | Faglig | Skriv hvilke avtaler du reforhandlet, og hva de kostet før og etter. |
| Intranett og felles maler | Faglig | Nevn systemet du bygde dem i, for eksempel SharePoint, og hvor mange kolleger som bruker dem. |
| Diskresjon | Personlig | Vis at du har håndtert personalsaker eller klientopplysninger uten å gå inn på detaljer. |
| Oversikt | Personlig | Skriv hvor mange ansatte, avtaler og frister du holdt styr på samtidig. |
Ta med 2–3 personlige egenskaper, og bare slike som kulepunktene dine kan bekrefte. Resten av listen er faglig, og den tilpasser du til hver annonse.
Kompetanse
Fakturaflyt og attestering · Budsjettoppfølging · Arbeidsavtaler og ferielister · Leverandøravtaler og innkjøp · Internkontroll og vernerunder · Personalledelse · Diskret i personalsaker · Oversikt over mange frister samtidig
Utdanning og kurs for kontorsjef: fagbrev, bachelor og ledelse
Ifølge utdanning.no finnes det ingen formelle utdanningskrav for å være leder. For administrativt arbeid nevner utdanning.no tre veier: fagbrev i service- og administrasjonsfaget, fagskole i kontor og administrasjon eller studier i økonomi og administrasjon ved universitet eller høyskole.
Fagbrevet får du etter 2 år på skole og 2 år i bedrift. Den nye læreplanen i service- og administrasjonsfaget gjelder fra 1. august 2022. Den erstattet læreplanen i kontor- og administrasjonsfaget, som gjaldt fra 1. august 2008 til 31. juli 2023. På CV-en bruker du navnet som står på fagbrevet ditt, og læretiden fører du opp under Arbeidserfaring.
Videreutdanning i ledelse finnes ifølge utdanning.no ved universiteter og høyskoler og hos organisasjoner som Lederne. Gir den studiepoeng, står den under Utdanning, ellers under Kurs og sertifiseringer med navn, kursholder og år.
Utdanning
Fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget, Buskerud fylkeskommune, 2012
CV for kontorsjef uten ledererfaring
Søker du din første stilling som kontorsjef, skal lederoppgavene du allerede har hatt, stå tydelig på CV-en. Mye av det en kontorsjef gjør, har du kanskje gjort før under en annen tittel:
- Administrasjonssekretær eller advokatsekretær med ansvar for fakturering og arkiv
- Resepsjonist som har lært opp nye kolleger og satt opp vaktlister
- Stedfortreder for kontorsjefen i ferier og ved sykdom
- Økonomimedarbeider som har fulgt opp leverandører og budsjett
- Kasserer eller styremedlem i et lag eller en forening
Bruk tittelen du hadde, og la kulepunktene vise det ansvaret som ligner mest på en kontorsjefs.
Feil
Bisto kontorsjefen med ulike administrative oppgaver og var stedfortreder ved behov.
Riktig
Var i 2025 stedfortreder for kontorsjefen i 11 uker og hadde ansvaret for 2 resepsjonister og attestering av fakturaer for 1,4 mill. kr.
Perioden, antall medarbeidere og beløpet viser at du allerede har gjort jobben en stund.
Ofte stilte spørsmål om CV for kontorsjef
Hvor lang bør CV-en for kontorsjef være?
En til to sider er nok for de fleste. Én side holder når du har få stillinger bak deg, og 2 sider gir plass når du har hatt flere stillinger med ulikt ansvar. Går CV-en over 2 sider, har gjerne profilteksten eller kompetanselisten blitt for lang.
Bør jeg ha bilde på CV-en når jeg søker stilling som kontorsjef?
Et bilde kan du ta med eller la være. Skal du ta imot kunder og besøkende i resepsjonen og møterommene, passer et nøytralt portrett. Uten bilde slipper leseren å vurdere utseendet ditt, som uansett ikke sier noe om hvordan du leder et kontor.
Må jeg ha utdanning i økonomi og administrasjon for å bli kontorsjef?
Nei, men mangler du den, må erfaringen vise at du kan faget. Skriv tydelig og med tall hva du har gjort med budsjett, fakturaflyt og lønn. Enkeltemner og kurs i regnskap tar du med selv om de ikke utgjør en hel grad.
Hva skriver jeg når regnskap og lønn er satt ut til et regnskapsbyrå?
Skriv hva du gjorde selv og hva byrået gjorde. «Leverte lønnsgrunnlag for 38 ansatte til regnskapsbyrået hver måned og kontrollerte lønnslistene før utbetaling» viser at du kan lønn uten å påstå at du kjørte lønnen selv. Det skillet spør arbeidsgiveren uansett om i intervjuet.
Skal stillingene fra før jeg ble kontorsjef, stå på CV-en?
Ja, særlig når de viser at ansvaret ditt vokste, for eksempel på veien fra resepsjonist via administrasjonssekretær til kontorsjef. Stillinger som ligger mer enn 10–15 år tilbake, kan stå med bare tittel, arbeidsgiver og periode.
Hvem bør være referanse når jeg søker stilling som kontorsjef?
Velg lederen du rapporterte til, som regel daglig leder eller en partner i firmaet. Den lederen vet hva du har hatt ansvaret for. På CV-en skriver du «Referanser oppgis ved forespørsel», og navnene gir du først når annonsen eller arbeidsgiveren ber om dem. Avtal med referansene på forhånd slik at de vet hvilken stilling det gjelder.
Oppsummering
En sterk CV for kontorsjef viser hvilke områder du har styrt, for hvor mange ansatte og med hvilke systemer. Gi hvert ansvarsområde et tall, skriv tittelen slik den stod i arbeidsavtalen, og tilpass profilteksten til det annonsen legger mest vekt på.