Det viktigste
- I profilteksten nevner du virksomheten du kommer fra, systemene du jobber i og 2–3 faste oppgaver, og du begynner med de oppgavene annonsen spør etter.
- Kulepunktene under hver stilling starter med et verb og sier hvor mye du gjorde, for eksempel antall dokumenter, møter eller fakturaer i uken eller måneden.
- Systemer som Elements, Tripletex og Microsoft 365 nevnes med navn, både i kulepunktene og under Verktøy og systemer.
- Referater, brev og svar på henvendelser viser at du skriver godt, og bør få egne kulepunkter uten fortrolige detaljer.
- Bruk fagnavnet slik det står på fagbrevet ditt, for eksempel kontor- og administrasjonsfaget for et fagbrev fra læreplanen som gjaldt 2008–2023.
- Uten kontorerfaring bygger du CV-en på oppgaver som ligner kontorarbeid, fra butikk, skranke, lager eller foreningsverv.
Hva arbeidsgiveren ser etter i en CV for administrasjonssekretær
Utdanning.no regner administrasjonssekretær som én av titlene innenfor yrket service- og administrasjonsmedarbeider. Oppgavene som nevnes der, spenner fra post, arkiv og enkel saksbehandling til regnskap, lønn og planlegging av kurs og konferanser.
Hvilke av dem en stilling består av, avhenger av arbeidsplassen. Arbeidsgiveren leser derfor CV-en for å se om du har gjort akkurat de oppgavene annonsen nevner.
| Arbeidsplass | Typiske oppgaver | Slik viser du det på CV-en |
|---|---|---|
| Kommune og stat | Postmottak, journalføring, møteinnkallinger og enkel saksbehandling | Nevn sak- og arkivsystemet, for eksempel Elements, og hvor mange dokumenter du journalførte i uken. |
| Skole | Ekspedisjon, elevregister, skolestart og vitnemål | Oppgi hvor mange elever skolen hadde, og om du hadde ansvaret for skolestarten eller vitnemålene. |
| Advokat- og regnskapsfirma | Fakturering, dokumentmaler, frister og klientkontakt | Skriv hvor mange klienter eller saker du fakturerte i måneden, og i hvilket system. |
| Bygg, industri og rådgivning | Prosjektarkiv, møtereferater, reiser og innkjøp | Oppgi hvor mange prosjekter eller ansatte du jobbet for, og hva du arkiverte eller bestilte. |
| Organisasjon og forening | Medlemsregister, styremøter og arrangementer | Oppgi antall medlemmer i registeret og hvor mange styremøter og arrangementer du planla. |
Oppsett av CV for administrasjonssekretær: rekkefølge og deler
Den nyeste stillingen står øverst, og systemene du har brukt, får en egen del. Da ser arbeidsgiveren raskt om du kjenner verktøyene på arbeidsplassen. Sett opp delene i denne rekkefølgen:
- Kontaktinformasjon: navn, tittel, e-post, telefon og bosted
- Profiltekst
- Arbeidserfaring, også vikariater og deltidsstillinger
- Kompetanse
- Verktøy og systemer
- Utdanning
- Kurs og sertifiseringer
- Språk
- Referanser oppgis ved forespørsel
Har du nylig tatt fagbrev eller fullført fagskole, flytter du Utdanning opp rett under profilteksten, der den blir lest før erfaringen.
Profiltekst for administrasjonssekretær: arbeidsplass, oppgaver og systemer
Rett under navnet står 3–4 linjer som skal gi arbeidsgiveren et raskt inntrykk av deg. Nevn hva slags virksomhet du kommer fra, de faste oppgavene dine og systemene du jobber i, og avslutt med stillingen du søker.
Formel for profilteksten
[Tittel] med [antall] års erfaring fra [type virksomhet]. [2–3 faste oppgaver, minst én med tall]. [Systemene du jobber i]. Søker [fast stilling, vikariat eller deltid] i [sted].
Eksempel: Administrasjonssekretær med 5 års erfaring fra en interesseorganisasjon med 30 000 medlemmer. Fører medlemsregisteret, planlegger landsmøtet og skriver referat fra 10 styremøter i året. Jobber i Microsoft 365 og Tripletex. Søker fast stilling i Oslo.
Mange som søker kontorstillinger, fyller profilteksten med ord som nøyaktig, fleksibel og løsningsorientert. Ingen av ordene kan sjekkes, og arbeidsgiveren får ikke vite hvilke oppgaver du kan ta over.
Feil
Nøyaktig, fleksibel og løsningsorientert administrasjonssekretær. Trives med varierte arbeidsoppgaver og har gode datakunnskaper.
Riktig
Administrasjonssekretær med 8 års erfaring fra kommunal forvaltning. Tar imot og journalfører rundt 150 dokumenter i uken i Elements og er sekretær for 2 politiske utvalg. Søker stilling i en statlig virksomhet i Trondheim.
Arbeidsgiveren ser hva du gjør, hvor mye av det og i hvilket system.
Les annonsen før du skriver profilteksten, og nevn først de oppgavene den ramser opp. Søker en skole etter noen til ekspedisjonen, kommer kontakten med elever og foresatte foran regnskapsarbeidet.
Profil
Administrasjonssekretær med 7 års erfaring fra en entreprenør med 120 ansatte. Arkiverer kontrakter og tegninger for 10–15 byggeprosjekter i året, skriver referat fra de ukentlige ledermøtene og bestiller reiser og overnatting for montørene. Jobber daglig i SharePoint, Excel og Tripletex. Søker fast stilling i Kristiansand.
Arbeidserfaring som administrasjonssekretær: oppgaver, volum og system
Kulepunktene under hver stilling er det arbeidsgiveren bruker mest tid på. Start hvert av dem med et verb, og få med hvor mye du gjorde og i hvilket system. Da ser leseren omfanget.
Feil
Arbeidsoppgaver: post, arkiv, telefon, møtereferater og diverse administrative oppgaver.
Riktig
Journalførte rundt 120 inngående dokumenter i uken i Elements og fordelte dem på 14 saksbehandlere samme dag.
Én oppgave med tall og system sier mer enn 5 oppgaver i en liste.
Bruk presens om stillingen du har nå og preteritum om de tidligere, og hold deg til én tidsform innenfor hver stilling. Den nyeste stillingen kan ha 3–4 kulepunkter, de eldre 2–3.
Arbeidserfaring
- Arkiverer tegninger, kontrakter og korrespondanse for 25–30 aktive prosjekter i SharePoint.
- Skriver referater fra 3 faste møter i uken og sender dem ut innen 24 timer.
- Fakturerer rundt 60 kunder hver måned i Tripletex og følger opp innbetalingene.
- Betjente sentralbordet og tok imot 40–60 samtaler om dagen fra kunder og transportører.
- Registrerte rundt 300 kundebestillinger i måneden og kontrollerte dem mot pakksedlene.
Nesten alt en administrasjonssekretær gjør, kan telles. Et omtrentlig tall som «rundt 50 i uken» holder så lenge du kan forklare det i et intervju.
| Oppgave | Slik kan det stå på CV-en |
|---|---|
| Post og arkiv | Skannet og journalførte rundt 500 inngående dokumenter i måneden. |
| Møter | Sendte ut innkallinger og skrev referat fra 11 styremøter i året og fra årsmøtet. |
| Fakturering | Fakturerte 180 kunder i måneden og kortet ned tiden fra levering til faktura fra 10 til 2 dager. |
| Reiser og arrangementer | Planla den årlige fagsamlingen for 45 ansatte og bestilte reise og overnatting for alle deltakerne. |
| Henvendelser | Svarte på 30–50 henvendelser om dagen på telefon, e-post og i skranken. |
Ferdigheter og kompetanse for administrasjonssekretær: systemer, skriving og service
Ifølge utdanning.no må du kunne jobbe strukturert og effektivt, håndtere tidspress og korte tidsfrister og bruke digitale kontorstøtteverktøy godt. På CV-en viser du det med konkrete ferdigheter under Kompetanse og med programmene under Verktøy og systemer.
| Kompetanse | Type | Slik viser du den |
|---|---|---|
| Journalføring og arkiv | Faglig | Nevn sak- og arkivsystemet og hvor mange dokumenter du registrerte i uken eller måneden. |
| Fakturering og bilag | Faglig | Skriv hvilket økonomisystem du brukte, og om du fakturerte selv eller samlet bilagene for regnskapsføreren. |
| Møteadministrasjon | Faglig | Oppgi hvilke møter du var sekretær for, og hvor raskt referatet var klart. |
| Dokumentmaler og oversikter | Faglig | Beskriv noe du har laget, som en brevmal, et flettebrev til 400 mottakere eller en oversikt med pivottabeller. |
| Service på telefon og i skranke | Personlig | Skriv hvor mange henvendelser du tok imot om dagen, og fra hvem. |
| Selvstendighet | Personlig | Vis det med en periode da du holdt kontoret i gang alene, for eksempel i fellesferien. |
Velg 6–8 punkter med de mest stillingsnære først, og la de fleste være faglige. Høyst 3 av dem kan være personlige egenskaper, og hver av dem knytter du til en oppgave du har hatt.
Kompetanse
Journalføring og arkiv · Fakturering · Møteinnkalling og referat · Reise- og kursbestilling · Brevmaler og flettebrev · Oversikter med pivottabeller · Service på telefon og i skranke · Selvstendig drift av kontoret i ferier
Under Verktøy og systemer står bare navnene på programmene, skrevet slik leverandøren skriver dem. Hva du har brukt dem til, viser du i kulepunktene.
Verktøy og systemer
Elements · Tripletex · Word · Excel · Outlook · Teams · SharePoint
Referater, brev og arkiv: det skriftlige arbeidet på CV-en
Mye av arbeidet til en administrasjonssekretær er tekst som andre skal lese: innkallinger, referater, brev og svar på henvendelser. Arbeidsgiveren vil vite hva du skrev selv og hva du satte opp etter andres utkast.
Feil
Møtereferater og korrespondanse.
Riktig
Skrev referatet fra ledermøtet hver mandag og la det ut på intranettet samme dag. Svarte på rundt 25 e-poster fra kunder om dagen med egne svarmaler for de 8 vanligste spørsmålene.
Nå ser leseren hva du skrev, for hvem og hvor raskt.
I kommuner og andre offentlige virksomheter journalføres post og dokumenter i et sak- og arkivsystem, for eksempel Elements fra Sikri. Skriv hvilket system du har brukt, og om du bare registrerte inngående post eller også fulgte opp restanser og avsluttet saker.
Utdanning for administrasjonssekretær: fagbrev, fagskole eller bachelor
Utdanning.no nevner 3 veier inn i kontor- og administrasjonsarbeid: fagbrev i service- og administrasjonsfaget, fagskole og studier i økonomi og administrasjon ved universitet eller høyskole.
| Utdanning | Innhold og lengde | Slik står den på CV-en |
|---|---|---|
| Fagbrev i service- og administrasjonsfaget | 2 år på skole, 2 år i bedrift og deretter fagprøven | Fagbrevet under Utdanning med året for fagprøven, og læretiden under Arbeidserfaring. |
| Fagskole | Fagområder som «Kontor, administrasjon og juss» og «Helseadministrasjon og IKT» | Studiets navn, fagskolen og årene. Poeng tatt før august 2024 heter fagskolepoeng, ikke studiepoeng. |
| Bachelor i økonomi og administrasjon | 3 år ved universitet eller høyskole | Gradens navn fra vitnemålet, lærestedet og årene du studerte. |
Faget har skiftet navn. Læreplanen for Vg3 service- og administrasjonsfaget gjelder fra 1. august 2022, mens den gamle planen for kontor- og administrasjonsfaget var gyldig til 31. juli 2023. Tok du fagprøven etter planen som gjaldt fra 2008 til 2023, står kontor- og administrasjonsfaget på fagbrevet ditt. Et eldre fagbrev har et annet navn, og da bruker du navnet som står på det.
CV for administrasjonssekretær uten kontorerfaring
Har du ikke jobbet på kontor før, ser arbeidsgiveren etter lignende oppgaver: kundekontakt, kasseoppgjør, registrering i et system og skriving. Slike oppgaver finnes i mange jobber og verv:
- Butikk, med kasseoppgjør, bestillinger og reklamasjoner
- Resepsjon eller skranke på hotell, legekontor eller treningssenter
- Lager, med varemottak og registrering i et lagersystem
- Sekretær eller kasserer i et idrettslag, et korps eller en forening
- Elevråd eller skoleavis, der du skrev referater eller artikler
Tittelen fra butikken eller lageret står som den er, men i kulepunktene setter du de administrative oppgavene øverst og gir dem tall.
Feil
Butikkmedarbeider. Kassearbeid, varepåfylling og kundeservice.
Riktig
Butikkmedarbeider. Gjorde kasseoppgjøret for 3 kasser hver kveld, registrerte varemottakene i butikksystemet 4 ganger i uken og svarte på rundt 10 kundehenvendelser på e-post om dagen.
Oppgjøret, registreringen og e-postene er kontoroppgaver, selv om de ble gjort i en butikk.
Ofte stilte spørsmål om CV for administrasjonssekretær
Hvor lang bør CV-en for administrasjonssekretær være?
Hold CV-en på 1 side når du har få stillinger bak deg, og bruk 2 sider når du har flere stillinger med ulike oppgaver. Blir den lengre, kan de eldste stillingene kortes ned til tittel, arbeidsgiver og periode.
Skal CV-en for administrasjonssekretær ha bilde?
Et bilde er aldri påkrevd, så du bestemmer om CV-en skal ha ett. Sitter du i en skranke og tar imot besøkende, passer et rolig portrett fint, og likeså når et bemanningsbyrå ber om bilde. Samtidig blir utseendet ditt noe leseren kan vurdere, og det har ingenting med kontorarbeidet å gjøre. Skal søknadene leses anonymt, fjerner du bildet.
Må jeg ha fagbrev for å bli administrasjonssekretær?
Nei, bare når annonsen krever det. Står fagbrev som ønskelig, kan erfaring fra kontor, skranke eller kundeservice veie opp for det, men er det et krav, risikerer du å bli sortert ut uten fagbrev. Holder du på med fagbrevet, skriver du det under Utdanning med året du regner med å ta fagprøven.
Hvordan fører jeg opp vikariater gjennom et bemanningsbyrå?
Før opp bemanningsbyrået som arbeidsgiver og perioden du var ansatt der. Under byrået kommer oppdragene som kulepunkter med type virksomhet, lengde og hovedoppgave, for eksempel «Vikarierte 6 uker i ekspedisjonen på en videregående skole og delte ut timeplaner til 900 elever ved skolestart».
Kan jeg søke stilling som administrasjonssekretær med erfaring som resepsjonist?
Ja, erfaring fra skranke og sentralbord er en god start. Løft fram oppgavene du hadde utover resepsjonsarbeidet, for eksempel fakturering, arkiv eller reisebestilling, og gi dem egne kulepunkter med tall. Jobber du i resepsjonen nå, kan profilteksten si at du søker en mer administrativ stilling.
Skal referansene stå på CV-en?
Nederst på CV-en skriver du «Referanser oppgis ved forespørsel». Ber annonsen om referanser, velger du nærmeste leder og gjerne én av dem du var sekretær for. De to har sett arbeidet ditt fra hver sin side. Spør dem alltid før du gir navnene videre.
Oppsummering
Arbeidsgiveren som leser CV-en din, vil se hvilke oppgaver du kan ta over, hvor mye du har gjort av dem og i hvilke systemer. Sett oppgavene fra annonsen øverst. Et ryddig dokument uten skrivefeil viser at du er nøyaktig.